W3 Fair GmbH – Teil A: Aussteller | Teil B: Besucher
Vorbemerkung
Veranstalterin der Veranstaltung HI:3 ist die W3 Fair GmbH, Zirkusweg 1, 20359 Hamburg (im Folgenden: „W3 Fair“). Diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen bestehen aus zwei Teilen: Teil A gilt für Aussteller und Partner der Veranstaltung HI:3, Teil B gilt für Besucher der Veranstaltung HI:3. Soweit eine Regelung nur einen der beiden Teile betrifft, gilt sie ausschließlich für den dort genannten Personenkreis.
Teil A – Allgemeine Veranstaltungsbedingungen für Aussteller
A 1. Anmeldung
(1) Die Anmeldung ist mittels übersandten Anmeldeformulars unter Anerkennung dieser Bedingungen vorzunehmen und verbindlich. Das vollständig ausgefüllte und rechtsverbindlich unterzeichnete Formular ist an die W3 Fair GmbH (im Folgenden: „W3 Fair“) zurückzusenden. Der Vertrag kommt erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch W3 Fair (Post, Fax oder E-Mail) zustande.
(2) Anmeldungen bzw. Bestellungen von Dienstleistungen oder technischen Anschlüssen werden nur entgegengenommen, wenn sie auf den entsprechenden Formularen eingereicht werden.
(3) Anmeldungen unter Bedingungen oder Vorbehalten werden nur dann akzeptiert, wenn dies ausdrücklich und schriftlich von W3 Fair bestätigt wurde. Besondere Platzwünsche werden so weit als möglich berücksichtigt, können aber nicht garantiert werden. Konkurrenzausschluss kann nicht gewährt werden. In jedem Fall gilt, dass die Fläche nach Eingangsdatum vergeben wird. Es kann vorkommen, dass die Fläche noch vor Anmeldeschluss ausgebucht ist. In diesem Fall kommt ein Vertrag nicht zustande.
(4) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche von W3 Fair im Rahmen der Veranstaltung HI:3 erbrachten Dienstleistungen. Entgegenstehende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Ausstellers werden von W3 Fair nicht anerkannt.
(5) W3 Fair ist berechtigt, die Durchführung der Veranstaltung sowie die aus diesem Vertrag resultierenden Rechte und Pflichten ganz oder teilweise auf ein mit W3 Fair gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenes Unternehmen zu übertragen. In diesem Fall tritt das verbundene Unternehmen anstelle von W3 Fair in die sich aus dem Ausstellervertrag ergebenden Rechte und Pflichten ein. Der Aussteller wird über eine solche Übertragung rechtzeitig informiert. Ein Widerspruchsrecht steht dem Aussteller nur zu, wenn durch den Wechsel des Vertragspartners berechtigte Interessen des Ausstellers beeinträchtigt werden.
A 2. Unteraussteller und Gemeinschaftsstände
(1) Ohne vorherige schriftliche Genehmigung ist es nicht gestattet, einen zugewiesenen Stand oder Teile davon gegen Entgelt oder ohne Vergütung Dritten (= Unteraussteller) zu überlassen.
(2) Für jeden Unteraussteller fallen Kosten für die Anmeldung und den Katalogeintrag an. Der Hauptaussteller haftet gegenüber W3 Fair für alle durch ihn oder den Unteraussteller entstandenen Kosten und Schäden.
(3) Eine ohne Zustimmung von W3 Fair erfolgte Aufnahme von Unterausstellern berechtigt W3 Fair, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos zu kündigen und den Stand auf Kosten des Standmieters räumen zu lassen. Der Standmieter verzichtet insoweit auf die Rechte aus verbotener Eigenmacht. Schadenersatzansprüche stehen dem Standmieter nicht zu. Die Gegenstände werden auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert. In Höhe der Kosten erwirbt W3 Fair ein Pfandrecht an den eingelagerten Sachen. Diese können von W3 Fair nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller stellt W3 Fair von sämtlichen Schadensersatzansprüchen des unberechtigten Unterausstellers frei.
A 3. Kosten, Leistungen und Zahlungsbedingungen
(1) Dem Aussteller entstehen für die Teilnahme insbesondere Kosten aus folgenden Positionen: (a) Servicepauschale, (b) Flächenmiete, (c) Ausstattung für Standgestaltung/Standbau (falls ausdrücklich gebucht), (d) Dienstleistungsbestellungen, (e) Eintragungen im Online-Ausstellerverzeichnis und Veranstaltungsplaner (Veranstaltungskatalog), (f) Allgemeine Umweltpauschale.
(2) Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer A 3 Abs. 1, die nach dem dafür festgesetzten Termin bei W3 Fair eingehen, werden Verspätungszuschläge von 25 % berechnet.
(3) Nach der Anmeldung zur Veranstaltung erhält der Aussteller eine Abschlagsrechnung über 50 % der Kosten. Dieser Abschlag ist sofort zur Zahlung fällig. Der Restbetrag über 50 % der Kosten ist bis spätestens drei Monate vor Veranstaltungsbeginn fällig und wird gesondert in Rechnung gestellt. Erfolgt die Anmeldung drei Monate vor Veranstaltungsbeginn oder später, wird W3 Fair mit der Anmeldung die vollen Kosten in Rechnung stellen. Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer A 3 Abs. 1 kann W3 Fair nach eigenem Ermessen bei der Anmeldung einen höheren Abschlag bis hin zur vollen Höhe der veranschlagten Kosten verlangen.
(4) Soweit die Bereitstellung eines Stromanschlusses als Inklusiv- oder Zusatzleistung bestellt wird, beinhaltet diese Leistung die Stromzufuhr während der Öffnungszeiten der Veranstaltung und den Zeiten für Auf- und Abbau. Soweit darüber hinaus die Bereitstellung von Strom auch außerhalb der vorgenannten Zeiträume benötigt wird, hat der Aussteller dies gesondert zu bestellen und gesondert zu vergüten.
(5) Es fällt eine allgemeine Umweltpauschale an. Soweit der Stand nicht besenrein zurückgegeben wird, kann W3 Fair zusätzlich eine angemessene Vergütung für die Müllbeseitigung verlangen. Der Aussteller ist verpflichtet, Müll entsprechend der Formulare im Online-Ausstellerservice anzumelden. Für die Entsorgung von unangemeldetem Müll kann eine Gebühr in Höhe von EUR 120/m³ berechnet werden.
(6) Gerät der Aussteller mit der Zahlung der Rechnung in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, nach dem Ablauf einer angemessenen Frist vom Vertrag zurückzutreten. Die gesetzlich geregelten Fälle, in denen eine Nachfristsetzung entbehrlich ist, bleiben unberührt. Im Falle des Rücktritts wird der Aussteller mit einem Betrag entsprechend der Staffelung in Ziffer A 4 Abs. 3 belastet. Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass W3 Fair gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
(7) Für alle nicht erfüllten Verpflichtungen hat W3 Fair am eingebrachten Ausstellergut und an anderweitiger Standausrüstung ein Pfand- und Zurückbehaltungsrecht. Die Gegenstände können auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert werden. Diese können von W3 Fair nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
A 4. Rücktritt/Kündigung
(1) Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt W3 Fair dem Aussteller ein vertragliches Rücktrittsrecht.
(2) Ein Rücktritt vom Ausstellervertrag (Anmeldung) muss schriftlich erfolgen und ist erst mit schriftlicher Bestätigung des Rücktritteingangs (Post, Fax oder E-Mail) durch W3 Fair wirksam.
(3) Dabei hat der Aussteller folgende Beträge zu entrichten:
bis 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn werden 50 % der gemäß Ziffer A 3 Abs. 1 vereinbarten Kosten berechnet;
bis 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn werden 75 % der gemäß Ziffer A 3 Abs. 1 vereinbarten Kosten berechnet;
bei späterem Rücktritt werden die vollen gemäß Ziffer A 3 Abs. 1 vereinbarten Kosten berechnet.
Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass W3 Fair gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
A 5. Gewährleistung
Reklamationen wegen etwaiger Mängel des Standes oder der Ausstellungsfläche sind W3 Fair unverzüglich nach Bezug, spätestens aber am letzten Aufbautag schriftlich mitzuteilen, sodass W3 Fair etwaige vorhandene Mängel abstellen kann.
A 6. Ausstellungsgüter
(1) Der Aussteller hat W3 Fair eine Liste aller wesentlichen Exponate 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn zu schicken.
(2) Feuergefährliche, erschütterungs-, geruchsintensive Exponate oder Exponate, deren Vorführung mit großem Lärm verbunden ist, müssen ausdrücklich von W3 Fair genehmigt werden.
(3) Ausstellungsstücke dürfen während der Veranstaltung nicht entfernt werden. Etwaige Schäden bei Zuwiderhandlungen gehen zulasten des Ausstellers.
(4) Ausstellungsgüter, die durch Aussehen, Geruch, Geräusche, Erschütterungen oder ähnliche Eigenschaften eine erhebliche Störung des Veranstaltungsbetriebes hervorrufen, insbesondere zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung von anderen Ausstellern, Besuchern oder von Ausstellungsgütern anderer Aussteller führen, sind auf Verlangen von W3 Fair sofort zu entfernen. Diese Verpflichtung des Ausstellers besteht auch dann, wenn er in der Anmeldung auf derartige Eigenschaften hingewiesen und W3 Fair hierfür eine Genehmigung erteilt hat. Kommt der Aussteller dem Verlangen von W3 Fair nicht unverzüglich nach, so ist W3 Fair berechtigt, die beanstandeten Ausstellungsgüter auf Gefahr und Kosten des Ausstellers zu entfernen. Hinsichtlich der Kosten erwirbt W3 Fair ein Pfandrecht an den Ausstellungsgütern. Diese können von W3 Fair nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs oder des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Dem Aussteller erwachsen hieraus keinerlei Ansprüche gegen W3 Fair, insbesondere auf Kündigung oder Schadenersatz.
A 7. Versicherung und Haftung
(1) Die ordnungsgemäße Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transportes, der Montage und Demontage sowie während der Veranstaltung, insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl etc., ist Angelegenheit des Ausstellers.
(2) Für Verlust oder Schäden am Stand, der Standeinrichtung, an den Ausstellungsgütern oder anderen Vermögenswerten, die dem Aussteller, seinem Vertreter oder von ihm angestellten bzw. eingeladenen Personen gehören, sowie sonstige Sachschäden ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Von der Haftung sind mittelbare Schäden und entgangener Gewinn ausgeschlossen.
(3) Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von W3 Fair, bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der leitenden Angestellten und bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet W3 Fair für den hierdurch entstandenen Schaden.
(4) Im Übrigen haftet W3 Fair, gleich aus welchem Rechtsgrund, nur bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, die für die Erreichung des Vertragszwecks unverzichtbar sind, und bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten einfacher Erfüllungsgehilfen. In diesen Fällen ist die Haftung jedoch auf den typischerweise bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Für jeden Einzelfall ist die Haftung von W3 Fair auf den dreifachen Rechnungsbetrag begrenzt. Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Bestimmungen bleibt unberührt.
A 8. Ausstattung für Standgestaltung/Standbau
Soweit der Aussteller Ausstattung für die Standgestaltung bzw. den Standbau gemietet hat, ist der Aussteller verpflichtet, Beschädigungen oder fehlende Gegenstände unverzüglich schriftlich gegenüber W3 Fair anzuzeigen. Der Aussteller hat die gemietete Ausstattung nach Beendigung der Veranstaltung im ordnungsgemäßen und unbeschädigten Zustand an W3 Fair zurückzugeben. Hierfür trägt der Aussteller die Beweislast.
A 9. Online-Ausstellerverzeichnis und Veranstaltungskatalog
(1) W3 Fair ist berechtigt, die von den Ausstellern angegebenen Daten in einem Online-Ausstellerverzeichnis und einem Veranstaltungskatalog zu veröffentlichen (Grundeintrag). Die Daten können von den Ausstellern im Online-Ausstellerservice oder durch schriftliche Mitteilung gegenüber W3 Fair bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn berichtigt, korrigiert, gesperrt oder gelöscht werden.
(2) Einträge in dem Online-Ausstellerverzeichnis und im Veranstaltungskatalog, welche über einen Grundeintrag hinausgehen, sind kostenpflichtig und können vom Aussteller mit einem gesonderten Bestellschein bestellt werden. Ein wirksamer Vertrag über diese Einträge kommt erst nach ausdrücklicher schriftlicher Annahme durch W3 Fair oder durch Leistungserbringung von W3 Fair zustande. W3 Fair behält sich vor, die Annahme von Bestellungen ohne Angaben von Gründen abzulehnen.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, die in dem Online-Ausstellerverzeichnis und dem Veranstaltungskatalog zu veröffentlichenden Daten und Bilder bis zu den im Bestellschein angegebenen Daten (Anzeigenschluss) in den jeweiligen dort angegebenen Formaten bereitzustellen.
(4) Bei der Stornierung einer Bestellung über einen kostenpflichtigen Eintrag bis zum Anzeigenschluss durch den Aussteller werden 50 % der vereinbarten Vergütung berechnet, es sei denn, der Aussteller hat den Grund der Stornierung nicht zu vertreten oder weist nach, dass W3 Fair durch die Stornierung nur ein geringerer Schaden entstanden ist. Nach Anzeigenschluss ist eine Stornierung nicht mehr möglich.
(5) Bei kostenpflichtigen Einträgen im Veranstaltungskatalog wird W3 Fair dem Aussteller vor Veröffentlichung einen Korrekturabzug übersenden. Beanstandungen und Änderungen können nur berücksichtigt werden, wenn der Aussteller diese unverzüglich, spätestens 5 Werktage nach Übersendung des Korrekturabzugs schriftlich anzeigt. Anderenfalls gilt der Korrekturabzug als genehmigt.
(6) W3 Fair ist nicht verpflichtet, die Einträge auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu überprüfen. Der Aussteller versichert, dass die von ihm bereitgestellten Texte und Grafiken rechtlich zulässig und frei von Rechten Dritter sind. Der Aussteller stellt W3 Fair insoweit auf erstes Anfordern von jeglichen Ansprüchen Dritter frei und verpflichtet sich, W3 Fair sämtliche durch die Inanspruchnahme von Dritten entstehenden Kosten und sonstigen Schäden zu ersetzen.
A 10. Standbesetzung, Werbung, Vorführungen, Verkauf und Abbau
(1) Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand während der Publikumsöffnungszeiten der Veranstaltung ständig mit ausreichend Personal zu besetzen.
(2) W3 Fair ist berechtigt, die Ausgabe und das Zurschaustellen von Werbemitteln, die zu Beanstandungen Anlass geben könnten, zu untersagen.
(3) Alle Arten von Vorführungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung von W3 Fair. Trotz erteilter Genehmigung ist W3 Fair jederzeit berechtigt, Vorführungen oder Werbung einzuschränken oder zu untersagen, die zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung des Veranstaltungsbetriebes führen, gegen gesetzliche Vorschriften, behördliche Anordnungen oder die guten Sitten verstoßen oder weltanschaulichen oder politischen Charakter haben. Bei Zuwiderhandlung ist W3 Fair berechtigt, dies auf Kosten und Gefahr des Ausstellers zu unterbinden.
(4) Für die Abwicklung von Geschäften ist der Aussteller allein verantwortlich. W3 Fair kann hierfür in keiner Weise Garantien oder Verantwortung übernehmen.
(5) Der Abbau des Standes und die Abholung der Ausstellungsgüter haben durch den Aussteller in den von W3 Fair vorgegebenen Abbauzeiten zu erfolgen. Der Aussteller ist nicht berechtigt, vor Beginn der Abbauzeiten mit dem Abbau zu beginnen. Bei schuldhaftem Verstoß gegen diese Regelung ist W3 Fair berechtigt, je nach Schwere des Verstoßes eine einmalige Vertragsstrafe in Höhe von 10 % bis 20 % der Kosten gemäß Ziffer A 3 Abs. 1 zu verlangen. Werden Ausstellungsgüter nicht bis zum Ende der Abbauzeit durch den Aussteller abgeholt, ist W3 Fair berechtigt, die Ausstellungsgüter auf Kosten des Ausstellers einzulagern. Ziffer A 3 Abs. 7 gilt entsprechend.
A 11. Bewachung
(1) W3 Fair leistet – auch bei Beauftragung eines allgemeinen Wachdienstes für die Veranstaltung – keine Gewähr für eine Bewachung des Standes des Ausstellers und der Ausstellungsgüter.
(2) Der Aussteller hat in jedem Falle selbst für die Bewachung seines Standes und seines Ausstellungsgutes zu sorgen. Wachpersonal darf nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung von W3 Fair und nur bei von W3 Fair zugelassenen Wachfirmen beantragt und beauftragt werden. Die Kosten trägt der Aussteller.
(3) Es wird empfohlen, eine Diebstahlversicherung abzuschließen.
A 12. Vorbehalte
(1) Zwingende gesetzliche Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten nicht wirksam sein oder außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Punkte in vollem Umfang gültig.
(2) Bei Beschäftigungsverhältnissen sind die jeweils geltenden arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
(3) Der Aussteller hat sich über alle sicherheitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere auch im Hinblick auf das Ausstellungsgut, zu informieren und diese zu beachten.
(4) Für jeden Personen- oder Sachschaden, der durch den Betrieb ausgestellter Maschinen, Apparate, Geräte usw. entsteht, haftet der Aussteller.
(5) W3 Fair behält sich vor, die vorläufigen Flächenpläne, die der Anmeldung des Ausstellers zugrunde liegen, bis zum Veranstaltungsbeginn abzuändern.
(6) W3 Fair ist berechtigt, den Titel der Veranstaltung nach eigenem Ermessen zu verändern. Die Änderung des Titels soll dem Aussteller möglichst frühzeitig mitgeteilt werden.
A 13. Veranstaltungsausfall/Änderung der Veranstaltungszeiten
(1) Ist die Veranstaltung durch höhere Gewalt oder andere außerhalb des Einflussbereiches von W3 Fair liegende Umstände, insbesondere Streik, Naturkatastrophen oder Terrorgefahr, ganz oder teilweise nicht durchführbar, ist W3 Fair berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben, zu verkürzen und/oder nur in Teilen durchzuführen. Hierüber hat W3 Fair den Aussteller rechtzeitig zu unterrichten.
(2) Soweit die Veranstaltung nur in Teilen bzw. verkürzt durchgeführt wird, steht W3 Fair der auf den erbrachten Teil der Leistungen entfallende Anteil der zwischen den Parteien vereinbarten Vergütung zu. Die darüber hinaus bereits geleistete Vergütung ist dem Aussteller ggf. zu erstatten.
(3) In den Fällen des Abs. 1 stehen dem Aussteller keine Schadensersatzansprüche zu. Der Aussteller hat W3 Fair für diesen Fall weiterhin von Ansprüchen Dritter freizuhalten.
A 14. Fotografieren, Filmen, Videoaufnahmen und Zeichnen
W3 Fair ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen, Film- und Videoaufnahmen vom Veranstaltungsgeschehen, den Ständen und den Ausstellungsgütern anfertigen zu lassen und diese für Werbung oder allgemeine Presseveröffentlichungen zu verwenden.
A 15. Datenschutz
(1) W3 Fair erhebt, speichert und nutzt die im Rahmen der Anmeldung und der Vertragsdurchführung vom Aussteller angegebenen Daten zur Vertragsdurchführung und gibt diese ggf. an Dritte weiter, soweit diese für W3 Fair Leistungen erbringen oder von W3 Fair zur Vertragsdurchführung eingesetzt werden.
(2) W3 Fair ist weiterhin berechtigt, die vom Aussteller angegebene E-Mail-Adresse auch nach Vertragsbeendigung zu nutzen, um den Aussteller über gleichartige Veranstaltungen zu informieren. Der Aussteller kann dieser Nutzung jederzeit durch eine E-Mail an W3 Fair (info@hi3-summit.com) widersprechen.
A 16. Nichteinhaltung der Bedingungen
Verstößt der Aussteller trotz Abmahnung bzw. Nachfristsetzung gegen seine vertraglichen Pflichten und insbesondere gegen diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen, kann der Veranstalter den Vertrag über die Teilnahme fristlos kündigen.
A 17. Schlussbestimmungen
(1) Mit der Anmeldung zur Teilnahme erkennt der Aussteller die vorliegenden „Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen“ sowie die „Technischen Richtlinien“ und die Hausordnung zum Veranstaltungsort der Veranstaltung HI:3 als in allen Teilen rechtsverbindlich an.
(2) Zusätzliche Vereinbarungen, Sondergenehmigungen oder Regelungen anderer Art bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch W3 Fair.
(3) Alle Ansprüche der Aussteller gegen W3 Fair verjähren innerhalb von einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Monats, in den der Schlusstag der Veranstaltung fällt.
(4) Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der Bedingungen im Übrigen nicht. Die Parteien verpflichten sich in einem derartigen Fall, eine wirksame und durchführbare Bestimmung zu vereinbaren, die dem Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so weit wie möglich entspricht. Dasselbe gilt für etwaige Lücken dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
(5) Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Aussteller nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zu. Der Aussteller kann nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
(6) Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Regelungen in vollem Umfang gültig.
(7) Falls der Aussteller Kaufmann ist oder seinen Sitz im Ausland hat, wird als ausschließlicher Gerichtsstand Hamburg vereinbart. W3 Fair ist jedoch berechtigt, am Sitz des Ausstellers Klage zu erheben.
(8) Es ist ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts anwendbar. Maßgeblich ist allein die deutsche Sprachfassung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
Teil B – Allgemeine Veranstaltungsbedingungen für Besucher
§ B 1 Geltungsbereich
(1) Die folgenden Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen für Besucher (nachfolgend „Allgemeine Veranstaltungsbedingungen“) gelten für die Teilnahme an der Veranstaltung HI:3 der W3 Fair GmbH (nachfolgend „W3 Fair“) sowie alle hieraus resultierenden vertraglichen Beziehungen von W3 Fair mit dem Besucher. Die Veranstaltungsbedingungen werden durch den Erwerb der Eintrittskarte bzw. den Besuch der Veranstaltung anerkannt.
(2) Abweichende sowie diesen Veranstaltungsbedingungen entgegenstehende Geschäftsbedingungen des Besuchers erkennt W3 Fair nicht an, es sei denn, W3 Fair hat einer Änderung ausdrücklich in Schriftform zugestimmt. Nebenabreden, insbesondere Garantien, Änderungen und Ergänzungen, sind nur dann wirksam, wenn W3 Fair sich ausdrücklich damit einverstanden erklärt. Sie sind zum späteren Nachweis schriftlich vorzunehmen.
§ B 2 Veranstalter / Vertragspartner
Veranstalterin der Veranstaltung HI:3 ist W3 Fair. Durch den Erwerb der Eintrittskarte kommen hinsichtlich des Veranstaltungsbesuchs Vertragsbeziehungen ausschließlich zwischen dem Besucher und W3 Fair zustande.
§ B 3 Angebote und Preise
(1) Angebote und Preise sind stets freibleibend. In den Preisen ist die gesetzliche Mehrwertsteuer enthalten. Der Verkauf erfolgt nur in handelsüblichen Mengen.
(2) Eintrittskarten werden von W3 Fair nicht umgetauscht oder zurückgenommen.
(3) Der Handel mit Eintrittskarten für die Veranstaltung ist grundsätzlich untersagt.
§ B 4 Nutzung des Online-Angebots
(1) Der Kunde darf das Online-Angebot ausschließlich zu privaten, nicht gewerblichen Zwecken nutzen. Die Nutzung automatisierter technischer Möglichkeiten, wie z. B. Skripte oder Makros, um das Online-Angebot zu überwachen oder zu manipulieren, wird durch W3 Fair untersagt.
(2) Der Kunde verpflichtet sich, sämtliche Zugangsdaten zum personalisierten Bereich des Online-Zuganges (Kundenkonto) geheim zu halten und W3 Fair umgehend davon zu unterrichten, sollten diese Daten nicht mehr geheim sein. Dieses gilt auch, wenn der Kunde vermutet oder Wissen darüber erlangt, dass seine Zugangsdaten missbräuchlich genutzt wurden. In jedem Fall bleibt der Kunde jedoch für den unbefugten Gebrauch des Online-Angebotes verantwortlich. Alle unter Verwendung seines Online-Zuganges (Kundenkonto) oder seiner sonstigen Zugangsdaten abgegebenen Willenserklärungen wirken für und gegen den Kunden, es sei denn, der Kunde hat den Missbrauch seines Online-Zuganges (Kundenkonto) nicht zu vertreten, weil keine Verletzung der bestehenden Sorgfaltspflichten vorliegt.
(3) Das Online-Angebot von W3 Fair zum Erwerb von Eintrittskarten richtet sich ausschließlich an Endkunden. Der Erwerb von Eintrittskarten zwecks Weiterverkaufs ist untersagt.
§ B 5 Vertragsschluss & Widerrufsrecht
(1) Der Kunde gibt durch die Bestätigung des Buttons „Kaufen“ am Ende des Bestellprozesses ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines entgeltlichen Vertrages über den Kauf von Eintrittskarten für die Veranstaltung HI:3 der W3 Fair ab. W3 Fair behält sich das jederzeitige Recht vor, das Angebot des Kunden ohne Angabe von Gründen abzulehnen. Erst mit dem Versand der Karten per E-Mail kommt ein rechtswirksamer Vertrag zustande.
(2) Bei dem Verkauf von Eintrittskarten für Freizeitveranstaltungen zu einem spezifischen Termin besteht nach § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB kein Widerrufsrecht. Jede Bestellung von Eintrittskarten ist damit verbindlich und verpflichtet den Kunden zur Bezahlung der bestellten Eintrittskarten.
§ B 6 Zahlung
(1) Der Gesamtpreis der Bestellung inklusive aller Gebühren ist nach Vertragsabschluss (§ B 5 Abs. 1) sofort zur Zahlung durch den Kunden fällig. Die Zahlung erfolgt bei Bestellung per Kreditkarte, PayPal oder Lastschrift von einem deutschen Bankkonto.
(2) Kommt es im Lastschriftverfahren zu einer Rücklastschrift, die W3 Fair nicht zu verantworten hat, wird eine Gebühr in Höhe von € 15,00 erhoben, die der Kunde zusätzlich zum Rechnungsbetrag zu zahlen hat. Unberechtigte Stornierungen von Kreditkartenzahlungen werden mit einer Gebühr von € 25,00 belegt. Der Ausgleich einer Rücklastschrift hat durch den Kunden per Überweisung innerhalb einer Woche nach Rücklastschrift auf das bei der Rechnungsstellung angegebene Konto der W3 Fair GmbH zu erfolgen.
§ B 7 Versand & Rücknahme
(1) Die Eintrittskarten werden dem Kunden nach Zahlung als PDF-Dokument kostenfrei an die bei der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse zugesandt. Die Eintrittskarten müssen vom Kunden im A4-Format ausgedruckt oder mobil am Einlass der Veranstaltung vorgelegt werden. Bei Eintrittskarten für Online-Veranstaltungen erhält der Kunde zusammen mit der Eintrittskarte einen Link, der ihm den Zugang zur Online-Veranstaltung ermöglicht (nachfolgend „Zugangs-Link“).
(2) Der Kunde hat sicherzustellen, dass kein Unbefugter in den Besitz der Eintrittskarten kommt und diese nicht mehrfach gedruckt oder anderweitig vervielfältigt werden. Bei Online-Veranstaltungen hat der Kunde ferner sicherzustellen, dass der Zugangs-Link keinen unbefugten Dritten zur Kenntnis gelangt und nicht für die Allgemeinheit zugänglich veröffentlicht wird. Der Kunde haftet im Falle der Vervielfältigung gegenüber W3 Fair für den nachweisbar entstandenen Schaden. W3 Fair behält sich vor, den Kunden in diesem Fall zu sperren und ein virtuelles Hausverbot zu erteilen.
(3) Unverzüglich nach Zugang der Eintrittskarten ist der Kunde verpflichtet, diese auf Richtigkeit der Anzahl und Preise, Datum, Uhrzeit, Veranstaltung und Veranstaltungsort zu überprüfen. Reklamationen fehlerhafter Tickets müssen sofort nach Erhalt schriftlich gegenüber W3 Fair an tickets@hi3-summit.com geltend gemacht werden. Dem Schreiben sind die fehlerhaft ausgestellten Karten als Anhang beizufügen.
(4) Eine Rücknahme bzw. Erstattung von Eintrittskarten ist nicht möglich. Lediglich bei Absage der Veranstaltung wird der Nennwert der Eintrittskarte erstattet. Die Rücknahme und Rückerstattung des Kaufpreises erfolgen in diesem Fall bis maximal 14 Tage nach Veranstaltungsdatum. Eine Erstattung eventuell gezahlter Vorverkaufsgebühren erfolgt nicht. Gebuchte Eintrittskarten sind per Post an die W3 Fair GmbH, Zirkusweg 1, 20359 Hamburg, zurückzusenden.
(5) Findet die Veranstaltung aufgrund von Umständen, die der Veranstalter nicht zu vertreten hat, wie höherer Gewalt und gleichbedeutender Ereignisse, wie z. B. Staatstrauer, Witterungseinflüsse, Streik oder Krieg, nicht statt oder wird sie deshalb verlegt, so ist der Veranstalter nicht für hieraus resultierende Verluste oder Schäden verantwortlich zu machen. Eine Rückerstattung des Tickets erfolgt in diesem Fall nicht.
(6) Verlorene oder zerstörte Eintrittskarten werden durch W3 Fair nicht ersetzt.
§ B 8 Bild- und Tonaufnahmen
(1) Für den Fall, dass während der Veranstaltung Bild- und/oder Tonaufnahmen durch von W3 Fair berechtigte Personen gemacht werden, erklärt sich der Besucher mit dem Betreten des Veranstaltungsgeländes damit einverstanden, dass er evtl. in Bild und/oder Wort aufgenommen wird und die Aufzeichnungen ohne Anspruch auf Vergütung im Zusammenhang mit der Berichterstattung über die Veranstaltung veröffentlicht und verwertet werden dürfen.
(2) Von der Veranstaltung werden Bild- und Tonaufzeichnungen ggf. auch zu Werbezwecken erstellt. Der Besucher räumt W3 Fair hierfür an seinem Recht am eigenen Bild sowie allen eventuell entstehenden Nutzungs-, Leistungsschutz-, Persönlichkeits- oder sonstigen Rechten einfache, übertragbare, zeitlich, örtlich und inhaltlich unbeschränkte Lizenzen zur Verwendung, Bearbeitung und Nutzung der Aufzeichnungen für die Bewerbung der Veranstaltung – auch in den Folgejahren – ein.
(3) Soweit der Besucher hiermit nicht einverstanden ist, hat er dies gegenüber W3 Fair bzw. den von W3 Fair berechtigten Personen eindeutig und ausdrücklich zu erklären.
(4) Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auch in den „Informationen zum Datenschutz bei der Anfertigung und Verwendung von Fotos“, welche Sie beim Veranstalter einsehen können.
§ B 9 Hausordnung / Benutzungsordnung
(1) Mit dem Erwerb der Eintrittskarten sowie dem Besuch der Veranstaltung erkennt der Besucher die Haus- und Benutzungsordnungen der jeweiligen Veranstaltungsstätte an.
(2) Darüber hinaus gelten die folgenden Nutzungsregelungen:
Das Mitbringen von pyrotechnischen Gegenständen, Fackeln, Waffen sowie waffenähnlichen Gegenständen auf das Veranstaltungsgelände ist grundsätzlich untersagt.
Das Mitführen von Medienaufzeichnungsgeräten kann (auch in Teilbereichen der Veranstaltung) eingeschränkt werden. Die Bekanntmachung erfolgt durch entsprechende Hinweisschilder.
Den Anweisungen des Sicherheits- sowie Veranstaltungspersonals ist Folge zu leisten.
Beim Einlass findet eine Sicherheitskontrolle statt. Zur Kontrolle der Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen ist das Sicherheitspersonal zu einer optischen und manuellen Überprüfung von Taschen, Bekleidung sowie am Körper berechtigt. W3 Fair behält sich das Recht vor, Personen, die angetrunken, aggressiv oder nicht dem Rahmen der Veranstaltung entsprechend gekleidet sind, den Einlass ohne Rückerstattung des Eintrittspreises zu verweigern.
Brandschutzordnung sowie Flucht- und Rettungsplan sind im Gefahrenfall anzuwenden.
Jeder Besucher ist angehalten, auf dem gesamten Veranstaltungsgelände das Jugendschutzgesetz (JuSchG; siehe Aushänge) und auch andere relevante Gesetze anzuwenden bzw. zu beachten. Verstöße Dritter sind umgehend beim Sicherheitspersonal zu melden.
(3) W3 Fair hat das Hausrecht im Rahmen der Veranstaltung. Insoweit behält sich W3 Fair vor, Personen, die gegen die vorstehenden Regelungen verstoßen, auf dem Veranstaltungsgelände Straftaten (z. B. Diebstahl, Drogenhandel, Körperverletzung etc.) begehen und/oder Dritte oder den Ablauf der Veranstaltung gefährden, von der Veranstaltung ohne Rückerstattung des Eintrittspreises zu verweisen und gegebenenfalls Strafanzeige zu erstatten.
(4) Mutwillige Verunreinigung der Veranstaltungsörtlichkeit wird mit einer pauschalen Reinigungsgebühr geahndet. Dem Besucher ist der Nachweis gestattet, dass W3 Fair kein oder nur ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.
§ B 10 Änderung von Veranstaltungsort oder Termin / Absage der Veranstaltung
(1) W3 Fair behält sich das Recht vor, die Veranstaltung örtlich und/oder terminlich zu verlegen. W3 Fair wird den Kunden hierüber rechtzeitig durch Hinweis auf ihrer Homepage und gegebenenfalls per Telefon, schriftlich oder per E-Mail informieren. In diesem Fall erhält der Kunde ein Rücktrittsrecht, wenn die Verlegung unzumutbar ist, welches er durch Rücksendung der Eintrittskarten per Post an die W3 Fair GmbH, Zirkusweg 1, 20359 Hamburg, bis zum Veranstaltungsbeginn ausüben kann. Der Kunde erhält den Nennbetrag der Eintrittskarte erstattet. Eine Verlegung gilt dann als unzumutbar, sofern der neue Termin oder Veranstaltungsort dem Besucher unter Berücksichtigung seiner berechtigten Interessen nicht zumutbar ist. Dies gilt jedoch nicht, sofern die Absage oder Verlegung aufgrund von höherer Gewalt erfolgt (siehe dazu § B 7 Abs. 5).
§ B 11 Besondere Bestimmungen für Online-Veranstaltungen
(1) Der Zugangs-Link berechtigt nur eine Person zur Teilnahme an der Online-Veranstaltung. Die Weitergabe des Links an Dritte ist untersagt.
(2) Die Nutzung der Leistungen im Rahmen von Online-Veranstaltungen ist nur in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und unter Berücksichtigung der Rechte Dritter erlaubt. Der Kunde darf durch die von ihm bereitgestellten Inhalte und Daten nicht gegen gesetzliche Verbote, die guten Sitten und Rechte Dritter (Urheber-, Marken- und Datenschutzrechte etc.) verstoßen. Die Online-Veranstaltung darf nicht für betrügerische oder in Verbindung mit einer Straftat stehende Aktivitäten, Belästigungen oder sonstige Unannehmlichkeiten verwendet werden.
(3) W3 Fair behält sich das Recht vor, ohne Angabe von Gründen von Kunden eingegebene Daten zu löschen, Nutzerprofile zu sperren sowie den Zugang zu der Online-Veranstaltung bzw. einzelnen kostenlos bereitgestellten Diensten zu sperren. Hierzu ist W3 Fair insbesondere berechtigt, wenn der Kunde gegen geltendes Recht oder die Nutzungsbedingungen verstoßen hat. Die Sperrung von kostenpflichtigen Diensten ist nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes zulässig.
(4) W3 Fair weist darauf hin, dass nach derzeitigem technischen Stand Hard- und Softwarefehler nicht vollständig auszuschließen sind. Eine Gewährleistung kann hierfür mithin nicht übernommen werden. Aufgrund von technisch notwendigen Wartungsarbeiten kann auch keine 100%ige Erreichbarkeit der von W3 Fair bereitgestellten Systeme gewährleistet werden. Fehlfunktionen oder Ausfälle hat der Kunde bei W3 Fair unverzüglich schriftlich oder per E-Mail an tickets@hi3-summit.com anzuzeigen.
(5) Der Kunde hat W3 Fair jeweils auf erstes Anfordern von allen etwaigen Ansprüchen Dritter freizustellen, die auf von dem Kunden eingestellten rechtswidrigen oder rechtsverletzenden Inhalten oder sonstigem Verhalten des Kunden beruhen. Dies gilt insbesondere für Urheber-, Marken-, Namens-, Datenschutz- und Wettbewerbsrechtsverletzungen gleich welcher Art. Der Kunde hat die hierfür entstandenen Kosten der notwendigen Rechtsverteidigung von W3 Fair, einschließlich sämtlicher Gerichts- und Anwaltskosten in gesetzlicher Höhe, zu tragen, es sei denn, der Kunde hat die Rechtsverletzung nicht zu vertreten.
(6) Sämtliche Inhalte, welche im Rahmen der Online-Veranstaltung bereitgestellt werden, stehen im Eigentum von W3 Fair bzw. dem entsprechenden Veranstalter/Aussteller und sind ggf. durch Urheberrechte oder sonstige Schutzrechte geschützt. Diese Inhalte dürfen ohne Zustimmung der jeweiligen Rechteinhaber nicht anderweitig genutzt werden. Insbesondere ist es untersagt, ohne Zustimmung von W3 Fair Teile des Portals auszulesen und die Daten anderweitig, insbesondere in eigenen Datenbanken, zu verwenden.
§ B 12 Haftung
(1) Der Besuch der Veranstaltung erfolgt stets auf eigene Gefahr. Bei Vorführungen kann aufgrund der Lautstärke Gefahr von möglichen Hör- und Gesundheitsschäden bestehen.
(2) W3 Fair haftet für Schäden des Besuchers unbeschränkt nur, sofern diese auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von W3 Fair zurückzuführen sind. Bei leicht fahrlässigen Pflichtverletzungen haftet W3 Fair nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten oder wenn W3 Fair in besonderer Weise Vertrauen für sich in Anspruch genommen hat. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren, unmittelbaren Schaden des Besuchers beschränkt. Dies gilt auch für Pflichtverletzungen durch gesetzliche Vertreter und/oder Erfüllungsgehilfen von W3 Fair. Die Haftung wegen der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt.
§ B 13 Schlussbestimmungen
(1) Die Aufrechnung gegenüber Forderungen von W3 Fair ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig. Die Geltendmachung von Zurückbehaltungsrechten, die nicht auf demselben Vertragsverhältnis beruhen, ist ausgeschlossen.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen insgesamt oder teilweise nichtig, unwirksam und/oder undurchführbar sein oder werden, wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
(3) Erfüllungs- und Zahlungsort ist Hamburg. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme seiner Bestimmungen des internationalen Privatrechts. Die Geltung des UN-Kaufrechts ist ausgeschlossen. Diese Rechtswahl gilt gegenüber Verbrauchern nur insoweit, als nicht der gewährte Schutz durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, entzogen wird. Gegenüber Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichem Sondervermögen ist ausschließlicher Gerichtsstand Hamburg. W3 Fair ist jedoch auch berechtigt, an jedem anderen gesetzlichen Gerichtsstand Klage zu erheben.
Veranstalterin
W3 Fair GmbH
Zirkusweg 1
20359 Hamburg
Tel. +49 40 66 906 900
Fax +49 40 66 906 800
E-Mail: info@hi3-summit.com
Geschäftsführer: Christoph Rénevier, Jörg Brück
Stand September 2026
